Perché il DDT è il punto giusto
Il documento di trasporto accompagna la merce quando si muove davvero: all'arrivo dal fornitore e alla partenza verso il cliente. Legare il lotto al DDT significa legarlo al momento in cui la merce cambia posto, che è esattamente ciò che si vuole ricostruire il giorno di un richiamo.
Si comincia dal carico
Una tracciabilità che parte tardi non si recupera dopo. Il lotto va scritto quando la merce entra, insieme ai dati che ne raccontano l'origine.
- Il numero di lotto del fornitore, oppure uno generato al carico
- La data di scadenza
- Il fornitore e il DDT d'arrivo, con numero e data
- La quantità effettivamente ricevuta
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In uscita, prima ciò che scade prima
L'ordine di arrivo non coincide con l'ordine di scadenza: un lotto arrivato ieri può scadere prima di uno arrivato la settimana scorsa. Per questo in uscita conviene partire dal lotto con la scadenza più vicina, non da quello più vecchio.
In Gestionale Magazzino, con i lotti attivi su richiesta, lo scarico propone da solo il lotto che scade per primo.
Una riga, più lotti
Spesso una consegna non sta in un lotto solo: servono 30 pezzi e il primo lotto ne ha 18. Attribuire tutta la riga a un lotto sarebbe comodo e sbagliato, perché in caso di richiamo si avviserebbero clienti che non c'entrano e se ne dimenticherebbero altri. La riga va divisa: 18 dal primo lotto, 12 dal secondo, ognuno con il suo movimento.
I due versi della ricerca
La tracciabilità serve in due direzioni, e vanno provate entrambe prima del giorno in cui servono davvero.
- All'indietro: da un lotto al carico, al fornitore e al documento d'origine
- In avanti: da un lotto ai clienti e ai DDT con cui è uscito
- Le uscite annullate o rettificate restano fuori dall'elenco
- Un esercizio ogni tanto, scegliendo un lotto a caso, dice se la catena regge
Le correzioni non devono rompere la catena
Un DDT sbagliato capita. Se la correzione cancella il movimento, il lotto perde un pezzo di storia. In Gestionale Magazzino un movimento non si cancella: si rettifica con un movimento contrario collegato, e cancellare un documento o cambiarne una riga rimette la quantità sul lotto da cui era partita.
Che cosa non sostituisce
Un gestionale che traccia i lotti aiuta a rispondere in fretta, ma non certifica nulla da solo: le procedure aziendali, i controlli e gli obblighi del proprio settore restano di chi vende la merce. Il lotto, inoltre, non si conta in inventario: l'inventario si fa per prodotto e per magazzino.