Perché di solito si chiude per inventario
Il motivo è uno: mentre si conta la merce si muove, e un numero scritto alle dieci non vale più alle undici. Chiudere un giorno intero è la scorciatoia per avere numeri fermi, ma costa vendite, consegne e straordinari.
Il metodo che segue toglie il motivo della chiusura invece di accettarlo.
Un magazzino alla volta
Contare tutto insieme significa fermare tutto insieme. Dividere la conta per magazzino permette di continuare a lavorare dagli altri, e rende l'inventario un lavoro che si può distribuire nel tempo.
- Un deposito, un furgone o un punto vendita per ogni sessione di conta
- Le sessioni in giorni diversi, quando il lavoro è più tranquillo
- Gli articoli di maggior valore contati per primi
- Una persona che conta e una che registra, quando si può
Ti mostriamo questo passaggio in Gestionale Magazzino, sui tuoi articoli?
Atteso e contato, riga per riga
Per ogni prodotto servono due numeri: quanto il gestionale si aspetta di trovare in quel magazzino e quanto si trova davvero. Scritti accanto, mostrano subito le righe che non tornano, che sono quelle da ricontare prima di chiudere.
Si applica la differenza, non il contato
È il punto che permette di non fermarsi. Supponiamo di contare 50 pezzi alle nove, con un atteso di 52: la differenza è meno 2. Alle undici ne partono 10 con un DDT, e la giacenza diventa 42. Se alla chiusura si scrivesse il contato, la giacenza tornerebbe a 50 e i 10 pezzi venduti ricomparirebbero in magazzino.
Applicando invece la differenza, la giacenza passa da 42 a 40: la conta corregge l'errore e le vendite restano.
Le rettifiche lasciano la storia
Una giacenza corretta sovrascrivendo il numero perde il perché. Una rettifica, invece, è un movimento con la sua data e il suo motivo, e chi la guarda tra sei mesi capisce che cosa è successo. Le differenze di inventario diventano così un dato da leggere: dove mancano pezzi, dove ce ne sono di più, quali articoli sbagliano sempre.
Come lo fa Gestionale Magazzino
L'inventario si attiva su richiesta. Ogni inventario è una sessione su un magazzino: si conta riga per riga con atteso e contato, e solo alla chiusura nascono i movimenti di rettifica che applicano la differenza. Le righe senza differenza non generano niente, e un inventario chiuso non si modifica più.
I permessi separano chi può vedere, chi può contare e chi può chiudere, perché la chiusura cambia numeri che finiscono nel valore del magazzino.
Dopo la chiusura
L'inventario non finisce con l'ultima riga. Le differenze grandi vanno capite: un carico non registrato, uno scarico dimenticato, un reso mai rientrato. Correggere la causa evita di ritrovare la stessa differenza al prossimo giro.