Che cos'è una rottura di stock
Si parla di rottura di stock quando un cliente chiede un prodotto e in magazzino non ce n'è abbastanza. Il danno non è solo la vendita persa: è la consegna rimandata, il cliente che prova un altro fornitore, l'ordine urgente pagato di più.
Quasi sempre la rottura non nasce da un imprevisto, ma da un riordino fatto tardi. Ed è proprio il momento del riordino che una scorta minima ben fissata rende prevedibile.
La soglia si calcola, non si indovina
La soglia giusta copre il consumo che avviene mentre si aspetta il fornitore. Bastano tre dati per partire.
- Quanto se ne consuma in media al giorno o alla settimana
- Quanti giorni passano fra l'ordine e l'arrivo della merce
- Un margine per i picchi e per i ritardi del fornitore
- Esempio: 20 pezzi a settimana, due settimane di attesa e una di margine fanno una soglia di 60
Ti mostriamo questo passaggio in Gestionale Magazzino, sui tuoi articoli?
Il secondo numero: fino a quanto riordinare
Ordinare esattamente ciò che manca per tornare alla soglia lascia la giacenza appoggiata sulla soglia: alla prima vendita il prodotto è di nuovo sottoscorta, e il riordino diventa quotidiano.
Per questo conviene fissare anche un livello più alto, quello a cui la giacenza deve tornare dopo l'arrivo. La soglia dice quando ordinare, il livello dice quanto. In Gestionale Magazzino è il campo «riporta a» della scheda, accanto alla scorta minima.
Non tutti i prodotti meritano una soglia
Sorvegliare tutto significa non guardare niente. La scorta minima serve sugli articoli che non devono mai mancare: quelli che si vendono ogni giorno, quelli senza cui un lavoro si ferma, quelli con fornitori lenti.
- Una soglia sui prodotti che girano di più e su quelli critici
- Nessuna soglia sugli articoli su ordinazione o in esaurimento
- Una revisione delle soglie a ogni cambio di stagione o di fornitore
- Una soglia a zero vuol dire «non sorvegliare», non «avvisami quando finisce»
Una soglia per prodotto, non per ogni deposito
Chi ha più magazzini si chiede se la soglia vada messa su ognuno. Nella maggior parte dei casi conta il totale: la merce si sposta fra i depositi molto prima di doverla ricomprare. In Gestionale Magazzino la scorta minima è per prodotto e si confronta con la giacenza totale; la giacenza di ogni magazzino resta visibile per decidere gli spostamenti.
Dai sottoscorta all'ordine
La lista dei sottoscorta è utile solo se diventa un ordine in fretta. Raggrupparla per fornitore è il passo che fa risparmiare più tempo: un ordine per fornitore, con le quantità che riportano ogni prodotto al suo livello.
In Gestionale Magazzino la scorta minima e la proposta d'ordine si attivano su richiesta: la proposta raccoglie i sottoscorta per fornitore, le quantità si correggono a mano e «Genera ordine» crea un ordine a fornitore per ciascuno. I prodotti senza fornitore compaiono, ma non generano niente finché non gliene si assegna uno.
Controllare che funzioni
Le soglie si verificano dopo qualche settimana. Se un prodotto finisce lo stesso, la soglia è bassa o il fornitore è più lento di quanto si pensava; se resta sempre molto sopra, si sta tenendo fermo del capitale. Il report dei prodotti venduti e quello dei mai venduti aiutano a vedere quali soglie correggere.