Packaging e formati

Prima di usare la sezione conviene chiarire tre parole che troverai spesso: unità di misura, formato e fattore di conversione. Sono concetti semplici, ma capirli ti farà risparmiare molti errori.

2.1 Unità di misura di base

Ogni prodotto ha un'unità di misura di base: è il modo "elementare" con cui lo conti. Per molti prodotti è il pezzo, ma può anche essere il chilogrammo, il litro, il metro e così via. È l'unità con cui il gestionale tiene la giacenza reale in magazzino.

L'unità di base è il riferimento su cui poggia tutto: i formati più grandi (confezioni, colli, pallet) vengono sempre ricondotti a un certo numero di unità di base.

2.2 Cos'è un formato (o unità di imballo)

Un formato (chiamato anche unità di imballo o confezione) è un modo "raggruppato" di gestire lo stesso prodotto. Esempi tipici di formati sono: pezzo, confezione, collo (scatola) e pallet.

Il formato non cambia il prodotto: cambia solo come lo conti e lo movimenti. Lo stesso articolo può avere più formati attivi contemporaneamente.

Esempio: un articolo viene gestito come singolo pezzo, ma anche venduto in confezioni e spedito in pallet. Sono tre formati dello stesso prodotto.

2.3 Il fattore di conversione

Il fattore di conversione indica quante unità di base contiene un formato. È il numero che permette al gestionale di "tradurre" automaticamente le quantità da un formato all'altro.

Esempio: se una confezione contiene 12 pezzi, il fattore di conversione della confezione è 12. Vendendo 3 confezioni, il sistema scarica dal magazzino 36 pezzi senza che tu debba fare il calcolo.

Imposta i fattori di conversione con attenzione fin dall'inizio: sono il cuore del modulo. Un fattore sbagliato si ripercuote su giacenze e documenti.

2.4 La gerarchia degli imballi

I formati possono essere organizzati a "scatole dentro scatole": più pezzi formano una confezione, più confezioni un collo, più colli un pallet. Questa è la gerarchia degli imballi.

Definendo ogni livello con la sua quantità, il gestionale ricostruisce automaticamente tutte le conversioni della catena, fino all'unità di base.

Esempio di catena: 1 confezione = 12 pezzi · 1 collo = 6 confezioni (72 pezzi) · 1 pallet = 40 colli (2880 pezzi). Imposti i singoli passaggi e il sistema calcola il resto.

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Packaging e formati".
3. Cliccala per aprire l'elenco dei formati.

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'elenco dei formati e delle unità di imballo definiti.

Esempio: se la settimana scorsa hai creato il formato "Confezione da 12", per ritrovarlo ti basta entrare in "Packaging e formati". Lo vedrai nell'elenco.

Se non trovi la voce "Packaging e formati" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente oppure dal fatto che il modulo non è attivo nella tua versione. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Il modulo Packaging lavora a stretto contatto con Prodotti e Magazzino: per sfruttarlo al meglio è bene avere già qualche prodotto inserito a catalogo.

Nella parte superiore della schermata Packaging e formati trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente i formati che ti interessano, senza scorrere tutta la lista — utili soprattutto quando i formati definiti sono molti.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessun formato: nascondono temporaneamente quelli che non ti servono, mostrandoti solo gli altri.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'elenco. Puoi digitare il nome del formato, un codice o una parola chiave. Il sistema cerca nei campi principali e mostra tutti i formati che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi pallet → vedrai tutti i formati che contengono la parola "pallet".
Scrivi 12 → vedrai i formati con "12" nel nome o nel codice (es. "Confezione da 12").

4.2 Ricerca per tipo di formato

Puoi filtrare per tipo di formato: pezzo, confezione, collo, pallet o altri tipi che hai definito. È utile per vedere a colpo d'occhio, ad esempio, solo tutti i pallet o tutte le confezioni.

Esempio: selezionando "Collo" vedrai solo i formati di tipo collo, indipendentemente dal prodotto a cui sono collegati.

4.3 Ricerca per prodotto collegato

Poiché i formati sono collegati ai prodotti, puoi filtrare l'elenco in base al prodotto a cui un formato è associato. Così vedi rapidamente tutti i formati disponibili per un determinato articolo.

Esempio: selezionando un prodotto, l'elenco mostra solo i suoi formati (pezzo, confezione, pallet…) con le relative conversioni.

4.4 Ricerca per stato

Ogni formato può essere attivo o archiviato. Con questo filtro scegli se vedere solo i formati attivi, solo quelli archiviati oppure tutti.

Di norma lavori con i formati attivi. Imposta lo stato su "Archiviati" solo quando devi ritrovare un formato non più in uso.

4.5 Ricerca per date

Puoi filtrare anche in base alle date, ad esempio la data di creazione o di ultimo aggiornamento del formato. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo i formati che vi rientrano.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/01 al 09/01) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.6 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo i formati che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi il tipo o il prodotto), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.7 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutti i formati senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi un formato che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco dei formati: una tabella in righe (una per formato) e colonne (le informazioni di ciascun formato). Da qui puoi aprire, modificare, archiviare e, quando previsto, eliminare i formati.

Se ti senti "perso", torna sempre alla schermata di Packaging e formati: da qui raggiungi qualunque formato e quasi tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione (in alto) con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per formato. A seconda della configurazione, le colonne possono includere nome, tipo, prodotto collegato, fattore di conversione, codice, stato e le icone delle azioni.

Non è necessario capire tutte le colonne subito: inizia da quelle più familiari (nome, tipo, conversione) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

Nome del formato

Il nome leggibile del formato (es. "Pezzo", "Confezione da 12", "Pallet 40 colli"): dovrebbe far capire subito di che imballo si tratta.

Più il nome è chiaro, più sarà facile ritrovare il formato e sceglierlo correttamente nei documenti.

Tipo

Indica la categoria del formato: pezzo, confezione, collo, pallet o un tipo personalizzato.

Prodotto collegato

Il prodotto a cui il formato si riferisce. Alcuni formati possono essere generici e validi per più prodotti.

Fattore di conversione

Mostra quante unità di base contiene il formato. È l'informazione che permette al gestionale di calcolare le quantità corrette.

Codice / Etichetta

L'eventuale codice o riferimento per etichette e stampe associato al formato.

Stato

Indica se il formato è attivo (utilizzabile nei documenti e in magazzino) o archiviato (non più in uso ma conservato nello storico).

5.3 Ordinare l'elenco

Puoi ordinare i formati cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Nome", "Tipo" o "Fattore di conversione"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: verso l'alto (crescente) o verso il basso (decrescente).

Esempio: cliccando su "Fattore di conversione" puoi mettere in cima i formati più piccoli (pezzo) o quelli più grandi (pallet).

5.4 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se i formati sono molti, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi un formato che ti aspetti, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.5 Le azioni sul singolo formato

Nell'ultima parte di ogni riga (di solito a destra) trovi un menu Azioni (icona "▾") con le operazioni disponibili: Apri/Visualizza, Modifica, Archivia ed Elimina (solo quando le regole del gestionale lo permettono).

Nel capitolo successivo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

Dall'elenco dei formati puoi svolgere tutte le operazioni principali: aprire, modificare, archiviare ed eliminare (quando consentito). Oltre alle azioni sulla riga, in alto a destra è presente il pulsante per creare un nuovo formato.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante (es. "Modifica formato", "Archivia formato").

6.1 Aprire / visualizzare un formato

Per vedere tutti i dettagli di un formato devi prima aprirlo. Usa il menu Azioni "▾" nell'ultima colonna della riga e seleziona "Apri" (oppure "Modifica"). Verrai portato nella scheda del formato, dove vedi nome, tipo, prodotto collegato, fattore di conversione, codice ed etichette.

Cliccando in un punto qualsiasi della riga il formato non si apre: l'unico modo per aprire la scheda è usare il menu Azioni.

6.2 Creare un nuovo formato

La creazione non parte dalla riga, ma dal pulsante "Nuovo formato" in alto a destra. Cliccandolo, il gestionale ti chiede di indicare nome, tipo, prodotto collegato e fattore di conversione.

Vedremo tutti i passaggi della creazione, in dettaglio, nel capitolo successivo.

6.3 Modificare un formato

Per correggere un dato — ad esempio un fattore di conversione sbagliato o un codice da aggiornare — usi la modifica, attivabile dal menu Azioni ("Modifica") o dall'interno della scheda. I campi diventano editabili e, al termine, clicchi "Salva".

Modificare il fattore di conversione di un formato già usato influisce sui calcoli futuri. Verifica le conseguenze su giacenze e documenti prima di confermare.

6.4 Archiviare un formato

Quando un formato non è più utilizzato (ad esempio una vecchia confezione sostituita da una nuova), invece di eliminarlo è consigliato archiviarlo. Dal menu Azioni clicca "Archivia"; il sistema può chiederti una conferma. Il formato esce dall'elenco attivo ma resta consultabile nello storico.

L'archiviazione mantiene la coerenza dei documenti passati: i movimenti e i documenti che usavano quel formato restano corretti.

6.5 Eliminare un formato

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove il formato dal sistema. Per questo è in genere limitata: il pulsante "Elimina" compare solo dopo che il formato è stato archiviato, così da evitare cancellazioni accidentali.

Non puoi eliminare un formato ancora collegato a documenti o movimenti esistenti: il gestionale lo impedisce per non rendere incoerenti i dati storici. In quei casi, archivialo.

6.6 Riepilogo delle azioni

Dall'elenco puoi aprire (vedere i dettagli), modificare (aggiornare dati e conversioni), archiviare (a formato dismesso) ed eliminare (solo se archiviato e non collegato a dati esistenti).

Flusso consigliato: 1) crea il formato · 2) usalo finché serve · 3) archivialo quando non è più in uso · 4) eliminalo solo se è davvero superfluo e non collegato a documenti.

La creazione di un nuovo formato è l'operazione che dà valore a tutto il modulo: una volta definito un formato con la sua conversione, il gestionale lo userà automaticamente in magazzino e nei documenti. Il sistema ti guida con pochi passaggi semplici.

Pensa al formato come a un'"etichetta di confezionamento": descrivi una volta come è imballato il prodotto e quante unità contiene, poi lo riusi all'infinito.

7.1 Dove si trova il pulsante "Nuovo formato"

Cerca il pulsante "Nuovo formato" nella parte superiore dell'elenco o in alto a destra nella pagina. Cliccandolo si apre la scheda di creazione, vuota e pronta da compilare.

Esempio: devi iniziare a vendere un prodotto in confezioni da 6? Clicca "Nuovo formato" e crei subito la "Confezione da 6".

7.2 Scegliere il tipo di formato

Indica il tipo di formato: pezzo, confezione, collo, pallet o un tipo personalizzato. Il tipo aiuta a organizzare i formati e a riconoscere subito di che livello di imballo si tratta.

Assegna anche un nome chiaro che includa la quantità (es. "Confezione da 12", "Pallet 40 colli"): in fase di selezione nei documenti sarà tutto più immediato.

7.3 Collegare il prodotto

Indica a quale prodotto si riferisce il formato. Puoi cercare un articolo già a catalogo (campo "Cerca/Seleziona prodotto", digitando nome o codice) e selezionarlo.

Seleziona il prodotto corretto: un formato collegato all'articolo sbagliato produce conversioni errate in magazzino e nei documenti.

Il collegamento al prodotto è ciò che rende il modulo Packaging integrato con Prodotti e Magazzino: senza prodotto, il formato resta una definizione fine a sé stessa.

7.4 Impostare il fattore di conversione

È il campo più importante. Indica quante unità di base (di solito pezzi) contiene questo formato. Il gestionale userà questo numero per tutte le conversioni automatiche.

Esempio: per una "Confezione da 12" il fattore di conversione è 12. Per un "Collo da 6 confezioni" puoi indicare la quantità rispetto alla confezione: il sistema risale ai pezzi totali seguendo la gerarchia.

Controlla due volte questo valore. Un fattore di conversione errato è la causa numero uno di giacenze sbagliate e quantità errate in fattura.

7.5 Codice ed etichetta

Se utilizzi codici o etichette per formato, qui puoi inserire il codice identificativo e i riferimenti per la stampa delle etichette. Così ogni formato può avere il proprio codice, distinto da quello del singolo pezzo.

I codici per formato sono utili per la logistica: la scansione di un collo o di un pallet può richiamare direttamente la quantità corretta.

7.6 Salvare il formato

Completati i campi obbligatori, clicca su "Salva". Da quel momento il formato compare nell'elenco ed è disponibile per la selezione nei documenti commerciali e nei movimenti di magazzino.

Se chiudi la pagina senza salvare, perderai tutte le informazioni inserite fino a quel momento.

7.7 Riepilogo della creazione

1. Clicca su "Nuovo formato".
2. Scegli il tipo e dai un nome chiaro.
3. Collega il prodotto.
4. Imposta il fattore di conversione.
5. Inserisci codice ed etichetta, se previsti.
6. Clicca su "Salva".

Un formato ben definito è il modo migliore per evitare errori di quantità: lo configuri una volta e il gestionale fa i calcoli al posto tuo, per sempre.

Dopo aver aperto un formato (o subito dopo averlo creato), il gestionale mostra la scheda del formato: la pagina che raccoglie tutto ciò che lo riguarda — dati, prodotto collegato, conversioni, codici ed etichette.

8.1 Struttura generale della scheda

La schermata è organizzata in sezioni ben separate, disposte una sotto l'altra o in tab/schede. Anche se l'aspetto può variare, ritroverai sempre almeno: dati del formato, prodotto collegato, conversioni, codici ed etichette.

L'ordine e il nome esatto delle sezioni possono cambiare in base alla configurazione, ma il concetto resta lo stesso: ogni formato ha una "scheda" con tutti i dati organizzati.

8.2 Sezione "Dati del formato"

In alto trovi i dati di base: nome, tipo (pezzo, confezione, collo, pallet) e lo stato (attivo o archiviato). Se hai i permessi, puoi aggiornare questi campi e poi salvare.

Mantieni una nomenclatura uniforme tra tutti i formati (es. sempre "Confezione da N", "Collo da N"): l'elenco resterà ordinato e leggibile.

8.3 Sezione "Prodotto collegato"

Qui vedi il prodotto a cui il formato è associato. Puoi sostituirlo cercando un altro articolo, oppure (se previsto) rendere il formato generico per più prodotti.

Cambiare il prodotto collegato a un formato già usato può rendere incoerenti documenti e movimenti esistenti: fallo solo se sei sicuro.

8.4 Sezione "Conversioni"

È il cuore della scheda. Qui imposti e verifichi il fattore di conversione, cioè quante unità di base contiene il formato. Se il prodotto fa parte di una gerarchia di imballi, qui vedi anche come il formato si rapporta agli altri livelli (confezione → collo → pallet).

Esempio: nella scheda di un pallet leggi "1 pallet = 40 colli = 2880 pezzi", così hai sempre sotto controllo l'intera catena di conversione.

Quando modifichi una conversione, controlla l'anteprima dei valori calcolati prima di salvare: ti accorgi subito se il risultato non torna.

8.5 Sezione "Codici ed etichette"

In questa sezione gestisci il codice del formato e i riferimenti per le etichette. Sono utili quando un collo o un pallet deve avere un proprio codice, distinto da quello del singolo pezzo, per la logistica e le stampe.

8.6 Salvare le modifiche

Dopo aver aggiornato uno o più campi, clicca sempre su "Salva": in caso contrario le modifiche andranno perse. Il gestionale conferma il salvataggio con un messaggio.

Le modifiche al fattore di conversione hanno effetto sui calcoli futuri: i documenti già emessi conservano i valori con cui erano stati creati.

8.7 Riepilogo

La scheda del formato ti permette di: verificare e aggiornare i dati di base, controllare il prodotto collegato, impostare le conversioni, gestire codici ed etichette e salvare tutto in un clic.

Tieni le schede aggiornate: una conversione corretta in scheda significa quantità corrette ovunque nel gestionale.

Il valore vero del modulo Packaging si vede quando i formati vengono usati nelle altre aree del gestionale. Una volta definiti, intervengono automaticamente in magazzino e nei documenti commerciali, mantenendo tutte le quantità coerenti.

9.1 Collegamento con i prodotti

Ogni formato è collegato a un prodotto (sezione Prodotti). Nella scheda del prodotto trovi quindi i formati disponibili: pezzo, confezione, collo, pallet. Quando inserisci o vendi quel prodotto, puoi scegliere in quale formato esprimere la quantità.

Definire i formati a livello di prodotto evita di doverli reinserire ogni volta: sono già pronti per la selezione.

9.2 Uso in magazzino e nei movimenti

In magazzino le giacenze sono tenute nell'unità di base, ma puoi registrare i movimenti (carichi e scarichi) nel formato che preferisci. Il gestionale converte automaticamente.

Esempio: carichi 5 colli da 6 confezioni da 12 pezzi → il sistema aggiorna la giacenza di 360 pezzi, senza che tu faccia il calcolo.

Poter movimentare per formato rende il lavoro più naturale: ricevi merce a pallet, la prelevi a confezioni, la vendi a pezzi — e le giacenze restano sempre precise.

9.3 Uso nei documenti commerciali

Quando compili un documento commerciale e aggiungi una riga prodotto, puoi indicare la quantità in un formato specifico. Il documento riporta il formato scelto e il gestionale calcola le quantità in unità di base per lo scarico di magazzino.

Esempio: in un documento scrivi "3 confezioni" → il sistema scarica 36 pezzi dal magazzino e mantiene la riga leggibile in confezioni per il cliente.

9.4 Coerenza delle quantità

Il principio che lega tutto è la coerenza: poiché le conversioni sono definite una sola volta, ogni schermata "parla la stessa lingua". Non rischi più di contare pezzi in un punto e confezioni in un altro.

Mantieni i fattori di conversione aggiornati: se un fornitore cambia il numero di pezzi per confezione, aggiorna (o crea) il formato corrispondente, così magazzino e documenti restano corretti.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con packaging e formati. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

10.1 Posso gestire più formati per lo stesso prodotto?

Sì. Lo stesso prodotto può avere più formati attivi contemporaneamente (pezzo, confezione, collo, pallet), ognuno con la propria quantità e la propria conversione.

Crea solo i formati che usi davvero: troppi formati inutilizzati rendono più confusa la selezione nei documenti.

10.2 Le conversioni sono automatiche?

Sì. Una volta impostato il fattore di conversione, il gestionale converte automaticamente tra pezzi, confezioni, colli e pallet, sia in magazzino sia nei documenti.

10.3 I formati si riflettono su magazzino e documenti?

Sì. Movimenti di magazzino e documenti commerciali usano i formati definiti: le giacenze restano espresse nell'unità di base, ma puoi lavorare nel formato che preferisci.

Esempio: vendi a confezioni, ma la giacenza scende in pezzi in modo coerente.

10.4 Ho sbagliato il fattore di conversione. Posso correggerlo?

Sì: apri il formato, vai nella sezione "Conversioni", correggi il valore e salva. La correzione vale per i calcoli futuri.

I documenti già emessi conservano i valori con cui erano stati creati: la modifica non li ricalcola retroattivamente.

10.5 Non riesco a eliminare un formato. Perché?

Il pulsante Elimina compare solo quando il formato è stato prima archiviato. Inoltre un formato collegato a documenti o movimenti esistenti non può essere eliminato, per non rendere incoerenti i dati storici.

In questi casi, archivia il formato: esce dall'uso quotidiano ma mantiene corretti i documenti passati.

10.6 Non trovo un formato nell'elenco. Cosa faccio?

Le cause più probabili sono due: un filtro di ricerca ancora attivo oppure il formato è stato archiviato.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri"; 2) imposta il filtro di stato su "Archiviati" o "Tutti".

10.7 Posso cambiare l'unità di misura di base di un prodotto?

L'unità di base si imposta sul prodotto (sezione Prodotti) ed è il riferimento di tutte le conversioni. Cambiarla quando esistono già formati e movimenti è un'operazione delicata.

Se devi cambiare l'unità di base, verifica prima i formati collegati e le giacenze: una modifica avventata può alterare tutte le conversioni.

10.8 Come imposto la gerarchia di imballi (confezione, collo, pallet)?

Crea un formato per ogni livello, indicando per ciascuno la quantità rispetto al livello inferiore. Il gestionale ricostruisce l'intera catena fino all'unità di base.

Esempio: confezione = 12 pezzi · collo = 6 confezioni · pallet = 40 colli. Imposti i singoli passaggi e il totale in pezzi viene calcolato in automatico.

10.9 Posso avere un codice diverso per ogni formato?

Sì. Ogni formato può avere il proprio codice e i propri riferimenti per le etichette, distinti dal codice del singolo pezzo. È utile per la logistica e la scansione di colli e pallet.

10.10 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli argomenti della guida dedicati a Prodotti, Magazzino e Documenti commerciali, e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: dedicare qualche minuto a definire bene i formati ti fa risparmiare ore di correzioni su quantità e giacenze.