Documenti commerciali

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per spostarti tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Documenti commerciali" (a seconda della configurazione può chiamarsi anche "Vendite" o "Documenti").
3. Clicca per espandere le sottovoci: Preventivi, Ordini, DDT, Fatture.
4. Clicca sul tipo di documento che vuoi consultare o creare.

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'elenco dei documenti di quel tipo.

Esempio: vuoi rivedere un preventivo fatto ieri a un cliente? Entra in "Documenti commerciali → Preventivi" e lo trovi subito nell'elenco.

Se non trovi la voce "Documenti commerciali" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente o dalla configurazione della tua licenza. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Prima di entrare nelle schermate, è utile capire che cosa rappresenta ogni tipo di documento e in che ordine si usano. Non è obbligatorio usarli tutti: puoi anche emettere direttamente una fattura senza passare dal preventivo. Ma conoscere il flowchart completo ti aiuta a sfruttare al meglio le conversioni automatiche.

3.1 Il preventivo

Il preventivo (o "offerta") è la proposta economica che presenti al cliente prima di concludere la vendita. Indica cosa offri, a quale prezzo e a quali condizioni. Non ha valore fiscale: serve a far decidere il cliente.

Un preventivo può essere modificato liberamente finché il cliente non lo accetta. Quando viene accettato, lo trasformi in ordine o direttamente in fattura con un clic.

3.2 L'ordine

L'ordine conferma che il cliente ha accettato la proposta e vuole procedere. Rappresenta l'impegno alla vendita: cosa è stato ordinato, in che quantità ed entro quando va consegnato o evaso.

L'ordine è il "ponte" tra il preventivo accettato e la consegna effettiva. È utile soprattutto quando tra l'accordo e la consegna passa del tempo.

3.3 Il documento di trasporto (DDT)

Il DDT accompagna la merce quando viene consegnata o spedita al cliente. Riporta i prodotti consegnati, le quantità, la data e i dati di trasporto. È il documento che certifica il passaggio fisico della merce.

L'emissione di un DDT in genere scarica il magazzino: le quantità consegnate vengono sottratte dalle giacenze. Approfondiamo questo aspetto nella sezione dedicata al magazzino.

3.4 La fattura

La fattura è il documento fiscale che attesta la vendita e il relativo importo dovuto. È quella che il cliente userà per la contabilità e che tu registrerai ai fini fiscali. Ha una numerazione progressiva rigorosa e, una volta emessa in via definitiva, non andrebbe più modificata.

La fattura è il documento più delicato: una volta numerata ed emessa, la sua modifica o cancellazione segue regole precise. Verifica sempre i dati prima di confermarla.

3.5 Il flusso completo

Il percorso tipico, dal contatto iniziale all'incasso, è il seguente:

1. Preventivo → proponi i prodotti e i prezzi al cliente.
2. Ordine → il cliente accetta, registri l'impegno.
3. DDT → consegni la merce e scarichi il magazzino.
4. Fattura → emetti il documento fiscale e attendi il pagamento.

Esempio pratico: prepari un preventivo per il cliente "Bianchi". Lui accetta: con un clic lo converti in ordine. Quando consegni, dall'ordine generi il DDT (e il magazzino si aggiorna). A fine mese, dal DDT generi la fattura: i dati passano automaticamente da un documento all'altro, senza ridigitazioni.

Puoi anche saltare dei passaggi: per una vendita immediata puoi emettere direttamente la fattura, oppure trasformare un preventivo direttamente in fattura senza passare da ordine e DDT.

Nella parte superiore di ogni elenco (Preventivi, Ordini, DDT, Fatture) trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente i documenti che ti interessano senza scorrere tutta la lista, utilissimi quando i documenti sono molti.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessun documento: nascondono temporaneamente quelli che non ti servono, mostrandoti solo gli altri.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'elenco. Puoi digitare il numero del documento, una parola contenuta nelle righe o nelle note, oppure un riferimento. Il sistema mostra tutti i documenti che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi 2024 → vedrai i documenti con "2024" nel numero o nelle note.
Scrivi il nome di un prodotto → vedrai i documenti che lo contengono tra le righe.

4.2 Ricerca per cliente

Puoi filtrare i documenti in base al cliente intestatario. Digiti nome, cognome o ragione sociale e selezioni il contatto: l'elenco mostra solo i documenti relativi a quel cliente.

Esempio: selezionando un cliente vedrai tutti i suoi preventivi (o ordini, fatture…), per ricostruire al volo lo storico commerciale.

4.3 Ricerca per stato del documento

Ogni documento ha uno stato che ne indica la fase (es. Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato per i preventivi; Da evadere, Evaso per gli ordini; Da emettere, Emessa, Pagata per le fatture). Selezionando uno stato vedi solo i documenti in quella fase.

Il filtro per stato è tra i più utili: ti permette di concentrarti, per esempio, solo sui preventivi "Inviati" ancora in attesa di risposta.

4.4 Ricerca per date

Puoi filtrare in base alle date: data del documento, data di scadenza (validità del preventivo o termine di pagamento), data di consegna. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo i documenti che vi rientrano.

Esempio: "Data documento dal 01/01 al 31/01" → vedrai solo i documenti emessi a gennaio.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/01 al 09/01) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.5 Ricerca per serie e numerazione

Se utilizzi più serie di numerazione (ad esempio una serie per le fatture ordinarie e una per le note), puoi filtrare i documenti per serie. È utile per isolare un blocco di numerazione specifico.

Le serie e le numerazioni sono spiegate in dettaglio nella sezione dedicata: qui ti basta sapere che puoi filtrare in base ad esse.

4.6 Ricerca per stato di pagamento

Per ordini e fatture è spesso disponibile un filtro sullo stato di pagamento: "Pagato", "Non pagato", "Parzialmente pagato". È prezioso per la gestione degli incassi.

Esempio: imposta il filtro su "Non pagato" tra le fatture → otterrai immediatamente l'elenco delle somme ancora da incassare.

4.7 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo i documenti che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (cambi data, cliente o testo), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.8 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutti i documenti senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi un documento che sai esistere, nel 99% dei casi è rimasto attivo un filtro. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco dei documenti: una tabella in righe (un documento per riga) e colonne (le informazioni di ciascun documento). Da qui puoi aprire, modificare, convertire, stampare, archiviare ed eliminare i documenti.

Se ti senti "perso", torna sempre all'elenco del tipo di documento che ti interessa: da qui raggiungi qualunque documento e quasi tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione in alto con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per documento. A seconda della configurazione, le colonne possono includere numero, data, cliente, totale, stato e le icone delle azioni.

Non è necessario capire subito tutte le colonne: inizia da quelle più familiari (numero, cliente, totale, stato) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

Numero documento

Il numero progressivo assegnato dal gestionale, eventualmente preceduto dalla serie (es. "FT/2024/0125"). È il riferimento ufficiale del documento.

Data

La data del documento: per le fatture è la data fiscale di emissione, per i preventivi è la data dell'offerta.

Cliente

La persona o l'azienda a cui è intestato il documento: nome e cognome (persone fisiche) o ragione sociale (aziende, enti, associazioni).

Totale (imponibile, IVA, totale)

L'importo del documento. Spesso vedi sia il totale sia, in alcune viste, l'imponibile e l'IVA separati.

Stato

Mostra in che fase si trova il documento (Bozza, Inviato, Accettato, Da emettere, Emessa, Pagata, ecc.). È molto importante per capire a colpo d'occhio cosa resta da fare.

Stato di pagamento

Per ordini e fatture, indica se il documento è stato pagato, in parte o per niente. Utile per la gestione degli incassi.

Controlla regolarmente lo stato di pagamento delle fatture e la scadenza dei preventivi per non perdere incassi o opportunità.

5.3 Colori e indicatori di stato

L'elenco usa indicatori visivi (badge colorati, pill) che ti fanno capire a colpo d'occhio la situazione di ogni documento, senza dover ricordare nulla a memoria.

• Verde → documento concluso positivamente (preventivo accettato, fattura pagata);
• Arancione → in attesa o in scadenza (preventivo inviato, pagamento prossimo alla scadenza);
• Rosso → criticità (preventivo rifiutato/scaduto, fattura scaduta non pagata);
• Grigio / azzurro → bozza o stato neutro (documento ancora da finalizzare).

Passando il mouse sopra un badge può comparire un tooltip che ne spiega il significato esatto (es. "Fattura scaduta da 5 giorni").

5.4 Ordinare l'elenco

Puoi ordinare i documenti cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Data" o "Totale"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: crescente o decrescente.

Esempio: cliccando due volte su "Totale", al primo clic vedi prima i documenti di importo più alto, al secondo prima quelli più bassi.

5.5 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se i documenti sono molti, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi un documento che ti aspetti, verifica di trovarti sulla prima pagina e non su una successiva.

5.6 Il menu Azioni sulla singola riga

Nell'ultima parte di ogni riga (di solito a destra) trovi il menu Azioni, in genere un'icona a forma di freccia "▾". Cliccandola si apre un piccolo menu con le operazioni disponibili: Apri/Visualizza, Modifica, Stampa/PDF, Converti in…, Archivia ed Elimina (quando le regole del gestionale lo permettono).

Nei prossimi capitoli vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

La creazione di un documento è una delle operazioni più frequenti. Il gestionale ti guida attraverso pochi passaggi: scegli il cliente, compili i dati di testata, aggiungi le righe (vedremo come nel capitolo successivo), controlli i totali e salvi.

Un documento è composto da due parti: la testata (cliente, data, condizioni, numerazione) e il corpo (le righe con prodotti, quantità e prezzi). In più, in fondo, c'è il riepilogo dei totali.

6.1 Dove si trova il pulsante "Nuovo documento"

Entra nell'elenco del tipo di documento che vuoi creare (es. "Preventivi") e cerca il pulsante in alto a destra: a seconda della versione si chiama "Nuovo preventivo", "Nuovo ordine", "Nuovo DDT", "Nuova fattura" o presenta un'icona "+". Cliccandolo si apre la scheda di un documento vuoto.

Esempio: un cliente ti chiede un'offerta? Vai in "Preventivi", clicca "Nuovo preventivo" e inizia a compilare.

6.2 Selezionare il cliente

Il primo dato da indicare è il cliente a cui è intestato il documento. Nel campo "Cliente" digiti nome, cognome o ragione sociale e selezioni il contatto dall'elenco proposto. Una volta scelto, il gestionale precompila automaticamente i dati anagrafici (indirizzo, partita IVA, codice fiscale) presi dalla scheda del cliente.

Se il cliente non esiste ancora, puoi crearlo al volo cliccando su "Nuovo cliente" o sull'icona "+" accanto al campo di ricerca, senza uscire dalla schermata.

Verifica che i dati anagrafici e fiscali del cliente siano corretti e aggiornati: confluiranno nel documento e, per le fatture, hanno valenza fiscale.

6.3 Compilare la testata

La testata raccoglie i dati generali del documento:

• Data documento → preimpostata a oggi, modificabile;
• Scadenza / validità → per i preventivi è la data entro cui l'offerta è valida; per le fatture è il termine di pagamento;
• Condizioni di pagamento → es. "Bonifico 30 giorni", "Contanti alla consegna";
• Riferimenti → eventuale riferimento all'ordine del cliente o a un documento collegato;
• Note → annotazioni libere che possono comparire anche in stampa.

Alcuni campi della testata variano in base al tipo di documento: il DDT, ad esempio, prevede dati di trasporto (vettore, aspetto dei beni, numero colli, causale del trasporto).

6.4 Serie e numerazione del documento

Ogni documento riceve un numero, di solito assegnato automaticamente in base alla serie di numerazione selezionata. Se gestisci più serie, qui scegli quella corretta. Spesso il numero viene assegnato definitivamente solo al momento dell'emissione/salvataggio, per mantenere la numerazione progressiva senza buchi.

Lascia che sia il gestionale a numerare i documenti: la numerazione automatica evita salti e duplicati, particolarmente importanti per le fatture.

6.5 Salvare il documento

Dopo aver compilato la testata (e, in genere, aggiunto almeno una riga), clicca su "Salva". Il documento viene registrato, riceve il numero e compare nell'elenco. Da quel momento puoi riaprirlo per modificarlo, stamparlo o convertirlo.

Se chiudi la pagina senza salvare, perderai tutti i dati inseriti fino a quel momento.

6.6 Riepilogo della creazione

1. Apri l'elenco e clicca su "Nuovo…".
2. Seleziona il cliente (i dati anagrafici si precompilano).
3. Compila la testata (date, condizioni, note).
4. Controlla la serie/numerazione.
5. Aggiungi le righe (capitolo successivo).
6. Verifica i totali e clicca "Salva".

Un documento ben compilato fin dall'inizio è molto più facile da convertire, stampare e ritrovare in futuro.

Il corpo del documento è composto dalle righe: ogni riga è un prodotto o un servizio che vendi, con la sua quantità, il suo prezzo, lo sconto e l'aliquota IVA. È qui che si costruisce concretamente il valore del documento.

La forza del gestionale è che le righe pescano i dati dal catalogo prodotti: descrizione, prezzo e IVA arrivano già compilati. Tu inserisci solo la quantità e, se serve, lo sconto.

7.1 Aggiungere una riga dal catalogo

Per aggiungere una riga clicca su "Aggiungi riga" o sull'icona "+" nella tabella delle righe. Nel campo prodotto digiti il nome o il codice dell'articolo: il gestionale propone i prodotti del catalogo che corrispondono. Selezionando un prodotto, il sistema compila automaticamente descrizione, prezzo unitario (dal listino) e aliquota IVA. A te resta da indicare la quantità.

Esempio: digiti "consulenza", selezioni il servizio dal catalogo, il prezzo si compila da solo, imposti quantità "2 ore" e la riga è pronta.

Il catalogo prodotti è gestito in un modulo dedicato. Tenere il catalogo aggiornato con prezzi e IVA corretti rende la compilazione dei documenti rapida e priva di errori.

7.2 Righe libere e descrittive

Non sei obbligato a usare solo prodotti del catalogo. Puoi inserire righe libere, digitando manualmente descrizione, prezzo e quantità per voci occasionali. Puoi anche aggiungere righe descrittive (solo testo, senza importo) per inserire note, separatori o spiegazioni all'interno del documento.

Usa le righe descrittive per raggruppare le voci (es. un titolo "Materiali" seguito dai prodotti, poi "Manodopera" seguito dai servizi): il documento risulta più chiaro per il cliente.

7.3 Prezzi e listini

Il prezzo proposto su ogni riga proviene dal listino. Se gestisci più listini (es. listino base, listino rivenditori, prezzi riservati a determinati clienti), il gestionale applica il listino corretto in base al cliente o al listino selezionato in testata.

Il prezzo proposto è comunque modificabile riga per riga: puoi sovrascriverlo per una trattativa specifica.

Se cambi manualmente un prezzo, stai derogando al listino solo per quel documento. Il prezzo in catalogo non cambia.

7.4 Sconti sulle righe

Su ogni riga puoi applicare uno sconto, in genere espresso in percentuale (es. 10%) oppure come importo. Il gestionale ricalcola immediatamente il valore della riga al netto dello sconto. In alcune configurazioni è disponibile anche uno sconto generale applicato a tutto il documento.

Esempio: prodotto a 100 con sconto 10% → la riga vale 90 (più IVA). Il totale del documento si aggiorna da solo.

7.5 Aliquote IVA per riga

Ogni riga ha la propria aliquota IVA, ereditata dal prodotto di catalogo ma modificabile. Il gestionale gestisce documenti con righe ad aliquote diverse e, nel riepilogo, mostra la suddivisione dell'IVA per aliquota (la cosiddetta "scheda IVA" o riepilogo aliquote).

Sono gestibili anche le righe esenti o non imponibili, selezionando la natura IVA appropriata. In caso di dubbi sulle aliquote da applicare, fai sempre riferimento alle indicazioni del tuo consulente fiscale.

7.6 Totali del documento

In fondo al documento il gestionale calcola e mostra automaticamente i totali:

• Totale imponibile → la somma delle righe al netto dell'IVA e degli sconti;
• Totale IVA → l'imposta calcolata, suddivisa per aliquota;
• Totale documento → imponibile + IVA, cioè l'importo finale.

I totali si aggiornano in tempo reale a ogni modifica delle righe: non devi calcolare nulla a mano.

Controlla sempre il totale finale prima di salvare o stampare: è la cifra che il cliente vedrà e, per le fatture, quella fiscalmente rilevante.

7.7 Ordinare e modificare le righe

Puoi riordinare le righe (trascinandole o con frecce su/giù), modificare i valori cliccando direttamente nelle celle ed eliminare una riga con l'apposita icona del cestino. Ogni modifica ricalcola i totali.

Elimina una riga solo se sei sicuro: l'azione rimuove la voce dal documento. Se il documento è già stato emesso in via definitiva, le modifiche possono essere limitate.

La numerazione dei documenti è un aspetto delicato, soprattutto per le fatture, dove la legge richiede una progressione ordinata e senza buchi. Il gestionale gestisce le numerazioni automaticamente, ma è utile capirne il funzionamento.

8.1 Cosa sono serie e numerazioni

Una serie è un "blocco" di numerazione indipendente. Ogni tipo di documento ha la propria numerazione (i preventivi numerano per conto loro, le fatture per conto loro). All'interno dello stesso tipo puoi avere più serie: ad esempio una serie principale per le fatture e una serie separata per le note di accredito o per una sede specifica.

Esempio: "FT/2024/0001" indica una fattura della serie principale dell'anno 2024; "FT-B/2024/0001" potrebbe indicare una seconda serie distinta.

8.2 Numerazione automatica e progressiva

Quando crei e salvi (o emetti) un documento, il gestionale gli assegna il numero successivo della serie scelta. La progressione è automatica: il sistema tiene il conto e non lascia buchi né duplicati.

Evita di forzare manualmente i numeri: rischi di creare salti o doppioni. Lascia che sia il gestionale a gestire la progressione, specialmente per le fatture.

8.3 Gestire più serie

Se hai bisogno di più serie (per separare tipologie, sedi o canali di vendita), in fase di creazione del documento selezioni la serie corretta dal menu a tendina. Ogni serie mantiene il proprio progressivo indipendente.

Non creare più serie del necessario: ogni serie aggiunta è un contatore in più da gestire. Usa serie multiple solo quando hai un'esigenza concreta.

8.4 Azzeramento annuale

È prassi comune ripartire la numerazione ogni anno (es. la prima fattura del nuovo anno torna al numero 1, con l'anno nel codice). Il gestionale, se configurato così, gestisce automaticamente il cambio di anno e l'azzeramento del progressivo.

Verifica all'inizio dell'anno che la numerazione riparta come previsto. In caso di dubbi sulle regole fiscali di numerazione, consulta il tuo commercialista.

8.5 Consigli pratici

• Mantieni una sola serie principale per le fatture, salvo reali esigenze.
• Non saltare numeri e non riutilizzarli.
• Emetti i documenti in ordine cronologico coerente con il numero.
• Se devi annullare una fattura, segui la procedura corretta (nota di accredito) anziché cancellare il numero.

Una numerazione pulita ti semplifica la vita in fase di controllo, riconciliazione contabile ed eventuali verifiche.

La conversione è una delle funzioni più potenti del modulo: permette di trasformare un documento in un altro tipo senza reinserire i dati. È il cuore del flusso "preventivo → ordine → DDT → fattura".

9.1 Cosa significa convertire un documento

Convertire significa generare un nuovo documento a partire da uno esistente, ereditandone cliente, righe, prezzi e condizioni. Il documento di origine in genere rimane (con un nuovo stato, es. "Convertito" o "Evaso"), mentre il nuovo documento parte già compilato.

Esempio: hai un preventivo accettato. Lo converti in fattura: il gestionale crea una nuova fattura con lo stesso cliente e le stesse righe del preventivo, pronta da emettere.

9.2 Come convertire passo per passo

1. Apri l'elenco e individua il documento di origine.
2. Apri il menu Azioni (icona "▾") oppure entra nel documento.
3. Seleziona "Converti in…" e scegli il tipo di destinazione (Ordine, DDT, Fattura).
4. Il gestionale crea il nuovo documento precompilato: verifichi i dati, apporti eventuali modifiche e salvi.

Prima di confermare, controlla sempre data, righe e totali del nuovo documento: la conversione copia i dati, ma le condizioni potrebbero essere cambiate dal momento del preventivo.

9.3 Quali dati vengono trasferiti

Nella conversione vengono in genere trasferiti: il cliente e i suoi dati anagrafici, tutte le righe (prodotti, quantità, prezzi, sconti, IVA), le condizioni di pagamento e le note. Vengono invece rigenerati: il numero (nuovo numero della serie di destinazione), la data (di solito quella odierna) e lo stato.

Alcuni dati specifici di un tipo (es. i dati di trasporto del DDT) vengono richiesti al momento della conversione, perché non esistono nel documento di origine.

9.4 Conversioni parziali e raggruppate

A seconda della configurazione, puoi effettuare conversioni più sofisticate:

• Conversione parziale → trasformi solo alcune righe o quantità (es. fatturi solo parte di un ordine già consegnato);
• Conversione raggruppata → unisci più documenti in uno solo (es. raccogli più DDT del mese in un'unica fattura riepilogativa).

Esempio: durante il mese consegni merce con vari DDT allo stesso cliente. A fine mese li raggruppi in un'unica fattura, evitando di emetterne una per ogni consegna.

9.5 Collegamenti tra documenti

Dopo una conversione, i documenti restano collegati tra loro: dalla scheda della fattura puoi risalire al DDT, all'ordine e al preventivo di origine, e viceversa. Questo crea una "catena" tracciabile dell'intera trattativa.

I collegamenti sono utilissimi per ricostruire la storia di una vendita: con un clic vedi da dove nasce una fattura e tutti i passaggi intermedi.

Una volta compilato, il documento è pronto per due operazioni fondamentali: la stampa/invio al cliente e, per DDT e fatture, l'aggiornamento del magazzino.

10.1 Generare la stampa PDF

Dal documento (o dal menu Azioni nell'elenco) clicca su "Stampa" o "PDF". Il gestionale genera un documento PDF professionale, con la tua intestazione, i dati del cliente, le righe, i totali e il riepilogo IVA, pronto da salvare o stampare.

Il PDF riflette esattamente i dati salvati: se modifichi il documento, rigenera il PDF per avere la versione aggiornata.

10.2 Inviare il documento al cliente

Spesso puoi inviare il documento direttamente via email al cliente, allegando il PDF, senza uscire dal gestionale. L'invio sfrutta il modulo Comunicazioni e l'indirizzo email presente nell'anagrafica del cliente.

Verifica che l'indirizzo email del cliente sia corretto nella sua scheda anagrafica, altrimenti l'invio non andrà a buon fine. Le comunicazioni rispettano i consensi privacy registrati per il contatto.

10.3 Documenti nell'area riservata

Se è attivo il modulo Area riservata clienti, i documenti possono essere resi disponibili al cliente nel suo portale personale: potrà consultarli e scaricarli in autonomia, riducendo gli scambi via email.

Il cliente vede solo i documenti che riguardano lui e che hai reso visibili: l'accesso è personale e sicuro.

10.4 Quando il magazzino si aggiorna

L'aggiornamento del magazzino è collegato ai documenti che movimentano merce, tipicamente DDT e fatture (di vendita). Emettere uno di questi documenti genera automaticamente uno scarico di magazzino delle quantità vendute.

I preventivi e gli ordini, di norma, non movimentano il magazzino: rappresentano impegni, non consegne. Lo scarico effettivo avviene con il DDT o la fattura, secondo la tua configurazione.

10.5 Come funziona l'aggiornamento

Quando emetti il documento, per ogni riga collegata a un prodotto di catalogo il gestionale crea il relativo movimento di magazzino: le giacenze del prodotto vengono ridotte della quantità venduta. Tutto avviene in automatico, senza doppio inserimento.

Esempio: emetti un DDT con 5 pezzi di un prodotto. La giacenza di quel prodotto cala automaticamente di 5 unità, e nel modulo Magazzino trovi il movimento collegato al documento.

10.6 Controllo delle giacenze

In fase di compilazione, il gestionale può segnalarti se stai vendendo una quantità superiore alla disponibilità o se un prodotto sta per esaurirsi (soglia minima). Questo ti aiuta a evitare di vendere ciò che non hai.

Le righe libere e descrittive (non collegate a un prodotto di catalogo) non movimentano il magazzino: solo le righe legate a prodotti reali generano movimenti.

Come per gli altri moduli, anche i documenti commerciali seguono un ciclo: si modificano finché sono in lavorazione, si archiviano quando non servono più operativamente e si eliminano solo in casi eccezionali. Per le fatture valgono regole più rigide, data la loro valenza fiscale.

11.1 Modificare un documento

Per modificare un documento, aprilo dal menu Azioni (voce "Modifica") o entra nella scheda di dettaglio. I campi diventano editabili: puoi cambiare testata, righe, prezzi e note. Al termine clicca sempre su "Salva".

Un documento già emesso in via definitiva (tipicamente una fattura numerata) potrebbe avere la modifica limitata o bloccata, proprio per tutelarne la validità fiscale. Le bozze e i preventivi, invece, si modificano liberamente.

11.2 Archiviare un documento

Quando un documento non è più operativo (un preventivo rifiutato, un ordine completato, una fattura saldata da tempo), puoi archiviarlo: dal menu Azioni clicca "Archivia". Il documento esce dall'elenco principale e viene conservato tra quelli archiviati, mantenendo lo storico consultabile.

Archiviare è preferibile a eliminare: tieni in ordine l'elenco attivo senza perdere lo storico, sempre disponibile in caso di controlli o consultazioni.

11.3 Eliminare un documento

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove il documento dal sistema. Per questo è in genere limitata e, spesso, disponibile solo dopo l'archiviazione. Alla conferma, il documento viene rimosso in modo irreversibile.

Non eliminare documenti con valenza fiscale (in particolare fatture emesse) se non strettamente consentito: potrebbero servire per la contabilità, gli adempimenti e i controlli futuri. In caso di dubbio, archivia anziché eliminare.

11.4 Annullare una fattura emessa

Una fattura già emessa di norma non si cancella: si annulla o si rettifica con il documento corretto previsto (ad esempio una nota di accredito), che storna in tutto o in parte la fattura originale mantenendo intatta la numerazione progressiva.

Per le procedure fiscali corrette (storni, rettifiche, note di accredito) fai sempre riferimento alle indicazioni del tuo consulente fiscale.

11.5 Riepilogo pratico

1. Modifica il documento finché è in lavorazione (bozza/preventivo).
2. Emettilo quando è definitivo (assegna numero e, se previsto, scarica magazzino).
3. Archivialo quando non è più operativo.
4. Elimina solo se consentito e mai documenti con valenza fiscale.
5. Per annullare una fattura, usa la nota di accredito, non la cancellazione.

L'archiviazione è il metodo più sicuro per tenere ordine senza rischi; l'eliminazione va usata solo in casi eccezionali e consentiti.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con i documenti commerciali. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

12.1 Non trovo un documento nell'elenco. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili sono due: un filtro di ricerca ancora attivo oppure il documento è stato archiviato. Verifica anche di essere nell'elenco del tipo giusto (un preventivo non compare tra le fatture).

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri"; 2) controlla di essere nell'elenco corretto (Preventivi/Ordini/DDT/Fatture); 3) controlla tra i documenti archiviati.

12.2 Come trasformo un preventivo in fattura?

Apri il preventivo (o usa il menu Azioni) e scegli "Converti in… Fattura". Il gestionale crea una fattura precompilata con lo stesso cliente e le stesse righe: verifica i dati e salva.

Puoi anche convertire prima in ordine, poi in DDT e infine in fattura, se ti serve l'intero flusso.

12.3 Il prezzo proposto su una riga è sbagliato. Cosa faccio?

Il prezzo arriva dal listino del prodotto. Se è errato, puoi correggerlo direttamente sulla riga (solo per quel documento) oppure aggiornare il prezzo nel catalogo prodotti (per tutti i documenti futuri).

Modificare il prezzo sulla riga non cambia il listino; per correzioni permanenti agisci sul catalogo.

12.4 Come cambio l'aliquota IVA di una riga?

Nella riga trovi il campo dell'aliquota IVA: selezionane un'altra dal menu. Il totale IVA e il riepilogo aliquote si ricalcolano automaticamente.

In caso di dubbi su quale aliquota applicare, consulta il tuo commercialista: l'IVA ha valenza fiscale.

12.5 Posso modificare il numero di un documento?

La numerazione è automatica e progressiva. Modificarla manualmente è sconsigliato (e spesso bloccato) perché rischia di creare salti o duplicati, vietati per le fatture.

Se hai bisogno di numerazioni distinte, usa le serie anziché forzare i numeri.

12.6 Ho emesso un DDT ma il magazzino non si è aggiornato. Perché?

Le cause più comuni: le righe non sono collegate a prodotti di catalogo (le righe libere/descrittive non movimentano il magazzino), il documento è ancora in bozza (lo scarico avviene all'emissione) oppure la configurazione lega lo scarico a un tipo di documento diverso.

Verifica che ogni riga sia agganciata a un prodotto reale e che il documento sia stato emesso, non solo salvato come bozza.

12.7 Non riesco a modificare una fattura. Come mai?

Una volta emessa in via definitiva, la fattura ha la modifica limitata o bloccata per tutelarne la validità fiscale. Le bozze e i preventivi si modificano liberamente; le fatture emesse si rettificano con i documenti previsti (es. nota di accredito).

12.8 Non vedo il pulsante "Elimina". Come mai?

L'eliminazione è in genere disponibile solo dopo l'archiviazione e potrebbe essere disattivata per i documenti con valenza fiscale o quando non hai i permessi necessari.

Archivia prima, ed elimina solo se l'operazione è consentita e davvero necessaria.

12.9 Il PDF mostra dati vecchi. Cosa è successo?

Il PDF riflette i dati salvati al momento della generazione. Se hai modificato il documento dopo aver scaricato il PDF, rigeneralo per avere la versione aggiornata.

12.10 Posso unire più DDT in un'unica fattura?

Sì, se la configurazione lo prevede: con la conversione raggruppata selezioni più DDT dello stesso cliente e generi un'unica fattura riepilogativa, evitando di emetterne una per ogni consegna.

Esempio: a fine mese raggruppi tutti i DDT del cliente in una sola fattura mensile.

12.11 Ho intestato il documento al cliente sbagliato. Posso correggerlo?

Se il documento è ancora in lavorazione (bozza/preventivo), puoi riaprirlo e cambiare il cliente, prestando attenzione a rivalidare dati e prezzi. Per una fattura già emessa, segui le procedure fiscali corrette (storno e riemissione) anziché modificarla.

Cambiare il cliente può modificare il listino applicato e i dati fiscali: ricontrolla righe e totali dopo la sostituzione.

12.12 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare quelli su catalogo prodotti, magazzino e anagrafica clienti, strettamente collegati ai documenti commerciali) e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.