Catalogo prodotti

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Catalogo prodotti" (in alcuni gestionali "Prodotti" o "Magazzino").
3. Clicca sulla voce "Prodotti" (o "Elenco prodotti").

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'elenco dei prodotti.

Esempio: se ieri hai creato un prodotto chiamato "Articolo A100", per ritrovarlo ti basta entrare in "Catalogo prodotti → Prodotti". Lo vedrai nell'elenco.

Se non trovi la voce "Catalogo prodotti" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Quando clicchi su "Catalogo prodotti", nel menu laterale compaiono diverse sottosezioni che servono a organizzare il lavoro. Capirle ti aiuta a trovare più velocemente quello che cerchi.

Prodotti (elenco)

È la schermata principale. Qui trovi tutti i prodotti registrati nel sistema. È la pagina da cui parte tutto: cerchi, apri, modifichi e crei gli articoli.

Categorie

Le categorie sono i "cassetti" in cui suddividere il catalogo (per tipo di prodotto, reparto, famiglia merceologica). Da qui crei, rinomini e riordini le categorie.

Le categorie ben organizzate rendono il catalogo navigabile anche con migliaia di articoli.

Marchi / Produttori

Qui gestisci i marchi (o produttori, fornitori di riferimento) a cui associare i prodotti. Un prodotto può appartenere a un marchio specifico, utile per filtrare e raggruppare.

Listini

I listini sono le diverse "tabelle di prezzo" che puoi applicare. Da questa voce crei e gestisci i listini multipli (es. listino base, listino rivenditori, listino per canale).

Un prodotto può avere un prezzo diverso in ogni listino. Quando emetti un documento, il gestionale usa il listino giusto per quel cliente o canale.

Varianti / Attributi

Se gestisci prodotti che esistono in più versioni (taglie, colori, formati), qui imposti gli attributi e le relative varianti. Le varianti condividono la scheda principale ma hanno codici e giacenze propri.

Prodotti archiviati

La lista dei prodotti messi da parte e non più attivi nel catalogo. Restano consultabili ma non compaiono più nell'elenco principale.

Collegamento a magazzino e documenti

Non è una voce separata, ma un concetto importante: i prodotti del catalogo sono la base per le giacenze di magazzino e per le righe dei documenti commerciali (preventivi, ordini, DDT, fatture). Li trovi quindi anche da quei moduli.

Pensa al catalogo come al "vocabolario" del tuo gestionale: ogni altro modulo che parla di articoli attinge ai prodotti che hai inserito qui.

Nella parte superiore della schermata Prodotti trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente i prodotti che ti interessano, senza scorrere tutto l'elenco — utili soprattutto quando gli articoli sono molti.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessun prodotto: nascondono temporaneamente quelli che non ti servono, mostrandoti solo gli altri.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'elenco. Puoi digitare una parte del nome del prodotto, una parola della descrizione o il codice. Il sistema cerca nei campi principali e mostra tutti i prodotti che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi A100 → vedrai tutti i prodotti con "A100" nel nome o nel codice.
Scrivi confezione → vedrai tutti i prodotti che contengono la parola "confezione".

4.2 Ricerca per categoria

Selezionando una categoria dal menu a tendina, l'elenco mostra solo i prodotti appartenenti a quel "cassetto". È utile per concentrarti su una famiglia di articoli alla volta.

Esempio: selezionando una categoria specifica vedrai solo i prodotti che vi sono stati assegnati.

4.3 Ricerca per marchio

Se associ i prodotti a un marchio (o produttore), puoi filtrare l'elenco per mostrarne solo quelli di un determinato marchio. Comodo quando lavori con cataloghi di più fornitori.

4.4 Ricerca per codice o barcode

Puoi cercare un prodotto digitando il suo codice interno oppure il codice a barre (barcode). Se disponi di un lettore barcode, in molti casi puoi semplicemente "sparare" il codice dell'articolo nel campo di ricerca e il prodotto comparirà subito.

La ricerca per codice è il modo più rapido e sicuro per individuare un prodotto: i codici, a differenza dei nomi, sono univoci.

4.5 Ricerca per stato e disponibilità

Puoi filtrare i prodotti in base allo stato (attivo, archiviato) e, dove previsto, alla disponibilità di magazzino (disponibili, sotto soglia minima, esauriti). Selezionando un'opzione, il sistema mostra solo i prodotti in quella condizione.

Il filtro "sotto soglia minima" ti aiuta a capire al volo cosa stai per esaurire e devi riordinare.

4.6 Ricerca per date

Puoi filtrare anche in base alle date: data di creazione o data ultimo aggiornamento del prodotto. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo i prodotti che vi rientrano.

Esempio: "Data creazione dal 01/01 al 31/01" → vedrai solo i prodotti inseriti in gennaio.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/01 al 09/01) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.7 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo i prodotti che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi la categoria o il testo), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.8 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutti i prodotti senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi un prodotto che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco dei prodotti: una tabella in righe (una per prodotto) e colonne (le informazioni di ciascun prodotto). Da qui puoi aprire, modificare, archiviare e, quando previsto, eliminare gli articoli.

Se ti senti "perso" nel gestionale, torna sempre alla schermata Prodotti: da qui raggiungi qualunque articolo e quasi tutte le funzioni più usate del catalogo.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione (in alto) con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per prodotto. A seconda della configurazione, le colonne possono includere codice, nome, categoria, marchio, prezzo, giacenza, stato e le icone delle azioni.

Non è necessario capire tutte le colonne subito: inizia da quelle più familiari (nome, codice, prezzo) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

Codice prodotto

Il codice interno con cui identifichi univocamente l'articolo. È utile per riferimenti rapidi, per la ricerca e quando il supporto tecnico ti chiede di indicare un prodotto.

Nome / Descrizione

Il nome leggibile del prodotto: dovrebbe descrivere chiaramente di che articolo si tratta.

Più il nome è chiaro, più sarà facile ritrovare il prodotto in futuro con la ricerca testuale.

Categoria

Il "cassetto" a cui appartiene il prodotto. Vedere la categoria a colpo d'occhio aiuta a distinguere rapidamente le diverse famiglie di articoli.

Marchio

Il marchio o produttore associato, se utilizzato. Comodo quando lavori con cataloghi di più fornitori.

Prezzo

Il prezzo del prodotto secondo il listino di riferimento. In alcune viste puoi scegliere quale listino visualizzare.

Giacenza

Se è attivo il modulo Magazzino, indica la quantità disponibile dell'articolo. È molto utile per capire al volo cosa hai e cosa manca.

Stato

Indica se il prodotto è attivo (utilizzabile nei documenti) o archiviato (messo da parte).

5.3 Colori, icone e indicatori visivi

L'elenco usa alcuni indicatori visivi che ti fanno capire a colpo d'occhio quali prodotti richiedono attenzione. Non devi ricordare nulla a memoria: basta guardare i colori.

1) Badge della giacenza

• Verde → quantità disponibile sopra la soglia minima;
• Arancione → quantità sotto la soglia minima (da riordinare presto);
• Rosso → prodotto esaurito (giacenza pari a zero).

2) Indicatori di stato

I prodotti archiviati possono comparire con uno stile attenuato o con un badge "Archiviato", per distinguerli dagli articoli attivi.

3) Tooltip informativi

Passando il mouse sopra icone, badge o indicatori può comparire un tooltip, una piccola finestra di testo che ne spiega il significato (es. "Sotto soglia minima: disponibili 3, minimo 10").

5.4 Ordinare l'elenco

In molte tabelle puoi ordinare i prodotti cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Nome", "Prezzo" o "Giacenza"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: verso l'alto (crescente) o verso il basso (decrescente).

Esempio: cliccando due volte su "Giacenza", al primo clic vedi prima i prodotti con più scorte, al secondo prima quelli quasi esauriti.

5.5 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se i prodotti sono molti, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi un prodotto che ti aspetti, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.6 Le azioni sul singolo prodotto

Nell'ultima parte di ogni riga (di solito a destra) trovi un menu Azioni con un'icona a forma di freccia "▾". Cliccandolo compare un piccolo elenco di voci: Apri/Visualizza, Modifica, Archivia ed Elimina (solo quando le regole del gestionale lo permettono).

Nel capitolo successivo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

Dall'elenco dei prodotti puoi svolgere tutte le operazioni principali sul singolo articolo: aprire, modificare, duplicare, archiviare ed eliminare (quando consentito). Oltre alle azioni sulla riga, in alto a destra è quasi sempre presente un pulsante per creare un nuovo prodotto.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante (es. "Modifica prodotto", "Archivia prodotto").

6.1 Aprire / visualizzare un prodotto

Per vedere tutti i dettagli di un prodotto devi prima aprirlo. L'apertura avviene tramite il menu delle azioni nell'ultima colonna di ogni riga (l'icona "▾"): clicca l'icona e seleziona "Apri" o "Modifica". Verrai portato nella scheda del prodotto, dove vedi e modifichi tutti i dati: anagrafica, categorie, marchio, prezzi, varianti, codici e collegamenti al magazzino.

Anche se la voce si chiama "Modifica", serve anche solo per aprire il prodotto in lettura: nessun dato viene cambiato automaticamente finché non clicchi "Salva".

6.2 Creare un nuovo prodotto

La creazione di solito non parte dalla riga, ma da un pulsante dedicato in alto a destra: "Nuovo prodotto", "Crea prodotto" o un'icona "+". Cliccandolo, il gestionale apre una scheda vuota in cui inserisci nome, codice, categoria, prezzi e tutti i dati dell'articolo.

Vedremo tutti i passaggi della creazione, in dettaglio, nel capitolo successivo.

6.3 Modificare un prodotto

Per correggere un dato, aggiornare un prezzo o integrare informazioni usi la modifica, attivabile in due modi: dall'elenco (icona matita / voce "Modifica" nel menu azioni) o dall'interno della scheda (pulsante "Modifica"). I campi diventano editabili: puoi cambiare nome, codice, categoria, marchio, prezzi, varianti e descrizioni.

Dopo aver modificato i dati, clicca sempre su "Salva": in caso contrario le modifiche andranno perse.

6.4 Duplicare un prodotto

Se devi creare un articolo molto simile a uno esistente, la duplicazione ti fa risparmiare tempo: copia i dati principali (nome, categoria, prezzi, attributi) in un nuovo prodotto, che poi modifichi per le sole differenze. Trovi la voce "Duplica" nel menu azioni della riga.

Dopo aver duplicato, ricordati di cambiare il codice e il barcode: devono restare univoci e non possono coincidere con quelli del prodotto originale.

6.5 Archiviare un prodotto

Quando un prodotto non è più in uso (fuori produzione, sostituito, non più trattato) invece di eliminarlo è consigliato archiviarlo. L'archiviazione lo toglie dall'elenco attivo e dai documenti nuovi, ma ne conserva lo storico: i documenti passati che lo contengono restano consultabili. Dal menu azioni clicca "Archivia"; il sistema può chiederti una conferma.

Archivia anziché eliminare ogni volta che il prodotto è comparso in documenti già emessi: così non perdi la storia commerciale.

6.6 Eliminare un prodotto

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove i dati dal sistema. Per questo è in genere limitata: il pulsante "Elimina" compare solo dopo che il prodotto è stato archiviato, così da evitare cancellazioni accidentali. Alla conferma, il prodotto viene rimosso in modo irreversibile.

Un prodotto già usato in documenti, movimenti di magazzino o distinte base spesso non può essere eliminato: il gestionale lo blocca per preservare la coerenza dei dati. In quel caso, archivialo.

6.7 Riepilogo delle azioni

Dall'elenco puoi aprire (vedere i dettagli), modificare (aggiornare dati e prezzi), duplicare (creare un articolo simile), archiviare (a fine vita) ed eliminare (solo se archiviato, non usato e strettamente necessario).

Flusso consigliato: 1) crea il prodotto · 2) gestiscilo e aggiornalo finché è in uso · 3) archivialo quando non lo tratti più · 4) valuta l'eliminazione solo se non è mai stato usato in alcun documento.

La creazione di un nuovo prodotto è una delle operazioni più importanti del catalogo. Ogni articolo che vendi, acquisti o gestisci va prima registrato come scheda prodotto. Il gestionale ti guida con pochi passaggi semplici: compili l'anagrafica, scegli categoria e marchio, imposti i prezzi, aggiungi i codici e, se serve, le varianti, poi salvi.

Una scheda prodotto è come una carta d'identità dell'articolo: contiene tutto il necessario perché il prodotto possa essere usato in magazzino, nei preventivi, negli ordini e nelle fatture.

7.1 Dove si trova il pulsante "Nuovo prodotto"

Cerca il pulsante dedicato: a seconda della versione può chiamarsi "Nuovo prodotto", "Crea prodotto" o essere un'icona "+". Si trova in alto a destra nella pagina dell'elenco prodotti.

Esempio: arriva un nuovo articolo da inserire a catalogo? Basta cliccare "Nuovo prodotto" per iniziare.

7.2 Compilare i dati anagrafici

Il primo riquadro raccoglie i dati anagrafici del prodotto: nome (obbligatorio), descrizione estesa, eventuale unità di misura (pezzi, confezioni, kg, ore…) e l'aliquota IVA. Sono le informazioni che identificano e descrivono l'articolo.

Usa un nome chiaro e un formato uniforme per tutti i prodotti: ritrovare gli articoli con la ricerca sarà molto più semplice.

7.3 Assegnare categoria e marchio

Seleziona la categoria a cui appartiene il prodotto (il "cassetto") e, se lo utilizzi, il marchio o produttore. Se la categoria o il marchio che ti serve non esiste ancora, in molti casi puoi crearli al volo con l'icona "+" accanto al campo, oppure dalle apposite voci di menu.

Categoria e marchio non sono obbligatori per usare il prodotto, ma rendono il catalogo molto più ordinato e i filtri più efficaci.

7.4 Impostare prezzi e listini

Nel riquadro dei prezzi imposti il prezzo di vendita dell'articolo. Se utilizzi i listini multipli, qui puoi indicare un prezzo diverso per ciascun listino (es. listino base, listino rivenditori, listino per canale). Dove previsto puoi inserire anche il prezzo di acquisto/costo, utile per calcolare i margini.

Esempio: lo stesso prodotto può costare un importo nel listino al pubblico e un importo inferiore nel listino riservato ai rivenditori. Quando emetti un documento per un cliente, il gestionale applica automaticamente il listino corretto.

Imposta i prezzi con attenzione: sono gli stessi che alimenteranno preventivi, ordini e fatture senza bisogno di reinserirli manualmente.

7.5 Codici, barcode e lotti

In questo riquadro gestisci gli identificativi del prodotto:

• Codice interno: il codice con cui identifichi l'articolo nel tuo gestionale (univoco);
• Codice a barre (barcode): il codice leggibile da uno scanner, utile in magazzino e alla cassa;
• Lotto: dove serve la tracciabilità, puoi associare i prodotti a lotti, per sapere da quale partita proviene un articolo.

Codice interno e barcode devono restare univoci: due prodotti diversi non possono avere lo stesso codice. Il gestionale di solito ti avvisa se inserisci un codice già esistente.

7.6 Aggiungere le varianti

Se il prodotto esiste in più versioni (taglie, colori, formati, confezioni diverse), usa le varianti. Definisci uno o più attributi (es. "Taglia", "Colore") e i relativi valori; il sistema genera le combinazioni come varianti. Ogni variante può avere un codice, un barcode e una giacenza propri, pur condividendo la scheda principale.

Esempio: un articolo con attributo "Formato" e valori "Piccolo / Medio / Grande" genera tre varianti, ciascuna con il suo codice e la sua disponibilità di magazzino.

Le varianti tengono unito ciò che è lo stesso prodotto, evitando di creare tante schede separate e difficili da gestire.

7.7 Collegamento al magazzino

Se è attivo il modulo Magazzino, nella scheda puoi indicare i dati legati alle giacenze: la soglia minima (sotto la quale ricevere un avviso di scorta bassa), l'eventuale giacenza iniziale e il magazzino di riferimento. Da quel momento il prodotto è collegato ai movimenti di carico e scarico.

La giacenza non si modifica "a mano" dalla scheda prodotto: cambia automaticamente con i movimenti di magazzino e con i documenti commerciali (DDT, fatture, ordini).

7.8 Salvare il prodotto

Completati i campi obbligatori, clicca su "Salva". Da quel momento il prodotto compare nell'elenco e diventa utilizzabile nel magazzino e nei documenti commerciali.

Se chiudi la pagina senza salvare, perderai tutte le informazioni inserite fino a quel momento.

7.9 Riepilogo della creazione

1. Clicca su "Nuovo prodotto".
2. Compila i dati anagrafici (nome, descrizione, unità di misura, IVA).
3. Assegna categoria e marchio.
4. Imposta prezzi e listini.
5. Inserisci codice, barcode ed eventuali lotti.
6. Aggiungi le varianti, se servono.
7. Imposta il collegamento al magazzino (soglia minima, giacenza iniziale).
8. Clicca su "Salva".

Un prodotto ben creato è molto più facile da gestire, ritrovare e riutilizzare nei documenti in futuro.

Dopo aver aperto un prodotto (o subito dopo averlo creato), il gestionale mostra la scheda del prodotto: la "carta d'identità completa" dell'articolo, che raccoglie tutto ciò che lo riguarda — dati generali, prezzi, codici, varianti, giacenze e collegamenti agli altri moduli.

8.1 Struttura generale della scheda

La schermata è organizzata in sezioni ben separate, disposte una sotto l'altra o in tab/schede ("Dati generali", "Prezzi", "Varianti", "Magazzino"…). Anche se l'aspetto può variare, ritroverai sempre almeno: Dati generali, Prezzi e listini, Codici, Magazzino.

L'ordine e il nome esatto delle sezioni possono cambiare in base alla configurazione, ma il concetto resta lo stesso: ogni prodotto ha una "scheda" con tutti i dati organizzati.

8.2 Sezione "Dati generali"

In alto trovi il riquadro con i dati anagrafici: nome, descrizione, categoria, marchio, unità di misura e aliquota IVA. Sono le informazioni che descrivono l'articolo e che vengono riportate nei documenti.

Molti di questi campi sono modificabili (se hai i permessi): puoi correggere il nome, cambiare categoria, aggiornare la descrizione e così via.

8.3 Sezione "Prezzi e listini"

Qui vedi e modifichi i prezzi del prodotto. Se usi i listini multipli, trovi un prezzo per ciascun listino, così lo stesso articolo può avere importi diversi a seconda del cliente o del canale di vendita.

Esempio: aggiornando il prezzo nel listino "Rivenditori", tutti i nuovi documenti rivolti a quei clienti useranno automaticamente il prezzo aggiornato.

Modificare un prezzo nel listino non cambia i prezzi dei documenti già emessi: quelli restano "congelati" al valore che avevano al momento dell'emissione.

8.4 Sezione "Codici, barcode e lotti"

In questa sezione gestisci gli identificativi del prodotto: il codice interno, il codice a barre (barcode) ed eventuali lotti per la tracciabilità. Da qui puoi correggere un codice, aggiungere un barcode o associare l'articolo a un lotto.

Tenere i codici puliti e univoci è fondamentale: sono il modo più rapido e sicuro per trovare e movimentare i prodotti.

8.5 Sezione "Varianti"

Se il prodotto ha più versioni, la sezione Varianti elenca tutte le combinazioni (es. taglie, colori, formati). Per ogni variante vedi il proprio codice, barcode, prezzo (se differisce) e giacenza. Da qui puoi aggiungere nuove varianti, modificarle o disattivarle.

Gestire le varianti dalla scheda principale ti evita di moltiplicare le schede prodotto: tutto ciò che è lo stesso articolo resta raggruppato.

8.6 Sezione "Magazzino e giacenze"

Se è attivo il modulo Magazzino, questa sezione mostra la quantità disponibile, la soglia minima e, dove gestisci più magazzini, la giacenza per ciascuno. Da qui hai una panoramica immediata della disponibilità dell'articolo.

La giacenza è il risultato dei movimenti di magazzino (carichi, scarichi, trasferimenti) e dei documenti emessi. Non si modifica direttamente dalla scheda: per correggerla si registra un movimento.

Quando la quantità scende sotto la soglia minima, il prodotto viene segnalato (badge arancione e avvisi nella dashboard) per ricordarti di riordinarlo.

8.7 Collegamento ai documenti commerciali

Il prodotto è la base delle righe dei documenti commerciali. Quando crei un preventivo, un ordine, un documento di trasporto (DDT) o una fattura, cerchi il prodotto a catalogo e il gestionale compila automaticamente descrizione, prezzo (dal listino giusto), IVA e codice.

Esempio: in una fattura digiti le prime lettere del nome del prodotto, lo selezioni e la riga si compila da sola con prezzo e IVA. Alla conferma del documento, il magazzino può scaricare automaticamente la quantità venduta.

Inserire bene i dati nel catalogo ti fa risparmiare tempo su ogni documento futuro: niente più digitazione manuale di prezzi e descrizioni.

8.8 Immagini e allegati del prodotto

A seconda della configurazione, alla scheda puoi associare immagini del prodotto e allegati (schede tecniche, documentazione, certificati). Servono a riconoscere l'articolo a colpo d'occhio e a tenere insieme la documentazione collegata.

Usa nomi chiari per i file allegati: capirai cosa contiene ogni documento senza doverlo aprire.

8.9 Altre azioni disponibili

Dalla scheda puoi spesso eseguire altre azioni rapide: duplicare il prodotto, archiviarlo, spostarlo in un'altra categoria, stampare la scheda o l'etichetta con il barcode e, dove previsto, vedere lo storico dei movimenti dell'articolo.

8.10 Riepilogo

La scheda del prodotto ti permette di: verificare e aggiornare i dati generali, gestire prezzi e listini, mantenere puliti codici e barcode, gestire le varianti, controllare le giacenze e capire come il prodotto si collega a magazzino e documenti.

Tieni sempre aggiornata la scheda: uno sguardo veloce deve bastare per sapere prezzo, disponibilità e codici di qualsiasi articolo.

Un catalogo curato è un catalogo ben organizzato. Categorie, marchi, listini e varianti sono gli strumenti che ti permettono di mantenere ordine anche con molti articoli, di applicare i prezzi giusti e di tenere insieme ciò che è lo stesso prodotto in versioni diverse.

9.1 Gestire le categorie

Dalla voce "Categorie" nel menu laterale crei i "cassetti" del catalogo. Per ogni categoria indichi un nome e, dove previsto, una categoria "padre" per creare una struttura ad albero. Puoi creare, rinominare, riordinare e archiviare le categorie.

Esempio: puoi avere una categoria principale e alcune sottocategorie al suo interno, così l'elenco prodotti si naviga per livelli.

Non creare troppe categorie all'inizio: parti da poche, chiare, e aggiungine altre solo quando servono davvero.

9.2 Gestire i marchi

Dalla voce "Marchi" (o "Produttori") crei e gestisci i marchi da associare ai prodotti. Servono soprattutto per filtrare l'elenco e raggruppare gli articoli per fornitore o brand.

Categoria e marchio sono due classificazioni diverse e indipendenti: un prodotto può appartenere a una categoria e, allo stesso tempo, a un marchio.

9.3 Gestire i listini multipli

Dalla voce "Listini" definisci le diverse tabelle di prezzo. Crei un listino, gli dai un nome (es. "Base", "Rivenditori", "Promozionale") e poi, in ogni scheda prodotto, puoi indicare il prezzo per quel listino.

I listini si collegano poi ai clienti o ai canali: quando emetti un documento, il gestionale applica automaticamente il listino corretto, senza che tu debba ricordare a memoria quale prezzo usare.

Esempio: assegnando il listino "Rivenditori" a un cliente, ogni preventivo o fattura per quel cliente userà i prezzi di quel listino.

I listini multipli evitano errori e trattative "a memoria": il prezzo giusto compare in automatico nel documento.

9.4 Impostare attributi e varianti

Quando un prodotto esiste in più versioni, gli attributi (es. "Taglia", "Colore", "Formato") definiscono le dimensioni di variazione; le varianti sono le singole combinazioni risultanti. Ogni variante ha codice, barcode e giacenza propri.

Decidi gli attributi prima di generare molte varianti: cambiarli dopo, su un catalogo già popolato, può richiedere parecchio lavoro di riordino.

9.5 Consigli per un catalogo ordinato

• Usa nomi e codici coerenti per tutti i prodotti.
• Assegna sempre una categoria: rende i filtri molto più utili.
• Mantieni i codici univoci e privi di spazi o caratteri strani.
• Usa le varianti invece di creare tante schede quasi identiche.
• Archivia invece di eliminare i prodotti non più trattati.

Un catalogo ordinato oggi significa documenti corretti e ricerche istantanee domani.

Quando un prodotto non è più in uso, il modo corretto per "toglierlo di mezzo" senza perdere la storia commerciale è l'archiviazione. In casi specifici, un prodotto archiviato può poi essere ripristinato oppure eliminato definitivamente.

NON confondere "archiviare" con "eliminare": l'archiviazione mette da parte il prodotto mantenendone lo storico, l'eliminazione lo rimuove davvero dal gestionale.

10.1 Archiviare un prodotto

Quando un articolo è fuori produzione, sostituito o non più trattato, archivialo: dall'elenco apri il menu azioni della riga e clicca "Archivia". Il sistema può chiedere conferma. Una volta archiviato, il prodotto non appare più tra gli articoli attivi né è selezionabile nei nuovi documenti, ma resta consultabile tra i "Prodotti archiviati" e i documenti passati che lo contengono restano integri.

10.2 Ripristinare un prodotto archiviato

A volte un prodotto archiviato torna utile (rientra in catalogo, riprende la vendita). Se il gestionale lo consente, dalla sezione "Prodotti archiviati" usa "Ripristina": l'articolo torna nell'elenco principale e diventa di nuovo utilizzabile nei documenti.

Esempio: un articolo stagionale archiviato a fine stagione può essere ripristinato l'anno successivo, mantenendo codici, prezzi e storico.

10.3 Eliminare un prodotto

È l'azione più delicata: un prodotto non può essere eliminato finché non è stato prima archiviato. Quando lo è, può comparire il pulsante "Elimina"; alla conferma, il prodotto viene rimosso in modo irreversibile e non può essere ripristinato.

Usa l'eliminazione solo per prodotti creati per errore o di prova, che non sono mai stati usati in documenti, movimenti o distinte base.

10.4 Quando l'eliminazione non è possibile

Per proteggere la coerenza dei dati, il gestionale impedisce l'eliminazione di un prodotto che compare in documenti già emessi, in movimenti di magazzino o in distinte base di produzione. In questi casi il pulsante "Elimina" è assente o disattivato.

Se non riesci a eliminare un prodotto, è quasi sempre perché è "agganciato" a qualcosa di importante. La soluzione corretta è archiviarlo: ottieni lo stesso risultato pratico senza rompere la storia commerciale.

10.5 Riepilogo pratico

1. Usa il prodotto finché è in catalogo.
2. Archivialo quando non lo tratti più.
3. Se serve, puoi ripristinarlo.
4. Eliminalo solo se non è mai stato usato e sei sicuro al 100%.
5. Se l'eliminazione è bloccata, mantieni semplicemente il prodotto archiviato.

L'archiviazione è il metodo più sicuro per tenere ordine senza rischi; l'eliminazione va usata solo in casi eccezionali.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con il catalogo prodotti. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

11.1 Non trovo un prodotto nell'elenco. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili sono due: un filtro di ricerca ancora attivo oppure il prodotto è stato archiviato.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri" per svuotare tutti i filtri; 2) controlla nella sezione "Prodotti archiviati".

11.2 Il gestionale non accetta un codice già usato. Perché?

I codici interni e i barcode devono essere univoci: non possono esistere due prodotti con lo stesso codice. Se ricevi un errore, un altro articolo (anche archiviato) usa già quel codice.

Cerca il codice nel campo di ricerca per scoprire quale prodotto lo sta già occupando, poi scegli un codice diverso.

11.3 Nel documento compare un prezzo diverso da quello che mi aspetto. Perché?

Quasi sempre dipende dal listino applicato a quel cliente o canale: il prodotto può avere prezzi diversi nei vari listini. Verifica quale listino è associato al cliente e il prezzo del prodotto in quel listino.

Ricorda inoltre che i documenti già emessi mantengono il prezzo che avevano al momento dell'emissione, anche se in seguito modifichi il listino.

11.4 Come faccio ad applicare un listino a un cliente?

Il listino si imposta nella scheda del cliente (modulo anagrafica). Una volta associato, ogni nuovo documento per quel cliente userà automaticamente i prezzi di quel listino.

11.5 Qual è la differenza tra un prodotto e una variante?

Il prodotto è l'articolo nel suo insieme; le varianti sono le sue versioni (taglie, colori, formati) che condividono la stessa scheda ma hanno codice, barcode e giacenza propri.

Usa le varianti quando si tratta dello stesso articolo in versioni diverse; crea prodotti separati quando si tratta di articoli realmente diversi.

11.6 La giacenza non corrisponde a quella reale. Come mai?

La giacenza è il risultato di tutti i movimenti di magazzino e dei documenti emessi. Una differenza dipende di solito da un movimento mancante o da un documento non ancora registrato.

Per allineare il dato si registra un movimento di rettifica nel modulo Magazzino, non si modifica la cifra direttamente.

11.7 Posso modificare la giacenza scrivendola a mano nella scheda?

No, di norma la giacenza non si modifica digitando un numero nella scheda prodotto: cambia solo tramite movimenti di magazzino (carico, scarico, rettifica) o documenti. Questo garantisce che ogni variazione resti tracciata.

11.8 Come uso un lettore di codici a barre con il gestionale?

Nei campi di ricerca e nelle righe dei documenti puoi posizionare il cursore e "sparare" il barcode con il lettore: il prodotto corrispondente viene individuato automaticamente. Affinché funzioni, il barcode dell'articolo deve essere inserito nella sua scheda.

Verifica che il barcode in scheda coincida esattamente con quello stampato sull'articolo.

11.9 Non vedo il pulsante "Elimina". Come mai?

Il pulsante Elimina compare solo quando il prodotto è archiviato e non è agganciato a documenti, movimenti o distinte. Un prodotto attivo, o già usato, non può essere eliminato direttamente.

Archivia prima, elimina poi (solo se il prodotto non è mai stato usato).

11.10 Posso caricare le foto dei prodotti?

Sì, dove previsto, dalla scheda prodotto puoi associare una o più immagini e degli allegati (schede tecniche, documentazione). Servono a riconoscere l'articolo e a tenere insieme la documentazione collegata.

11.11 Posso importare un catalogo già esistente?

In molti casi sì: è possibile importare un elenco di prodotti da un file, evitando l'inserimento manuale uno per uno. Prepara i dati con nomi, codici e prezzi ordinati prima di procedere.

Verifica che i codici nel file siano univoci: i duplicati sono la causa più frequente di errori durante l'importazione.

11.12 La lista mostra solo alcune righe. Dove sono le altre?

Probabilmente sei su una pagina secondaria o il sistema mostra una pagina per volta (paginazione). Usa i pulsanti "Pagina successiva / precedente" in fondo alla tabella.

11.13 Perché il prodotto non mi permette di salvarlo?

Succede quando non hai compilato un campo obbligatorio (di solito il nome), hai inserito un codice duplicato o la connessione è instabile.

Esempio: non puoi salvare un prodotto senza nome, o con un codice già usato da un altro articolo.

11.14 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare quelli su magazzino e documenti commerciali) e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.